Administratör inom personalfrågor - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi i Sollentuna kommun är övertygade om att god och rättssäker administration i såväl protokollföring som verksamhetssystem skapar bra förutsättningar för våra personalpolitiska processer. Vårt fokus är att göra Sollentuna lite bättre varje dag för våra invånare och för alla våra medarbetare. Vår vision är att bli Sveriges mest attraktiva kommunala arbetsgivare.

Personalavdelningen består av tre enheter förhandling, HR och lön. Vårt uppdrag är att stödja, samordna och följa upp kontorens personalpolitiska arbete. Vi ger stöd till kommunens chefer för att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare.

Vi utökar nu förhandlingsenheten och söker en driven och engagerad administratör inom personalfrågor.

Arbetsuppgifter

Som administratör inom personalfrågor ligger stort fokus på stötta våra förhandlare med administration kring olika typer av arbetsrättsliga protokoll. Du sitter med i förhandlingarna och ser till att de dokumenteras, justeras och arkiveras på ett korrekt sätt inom givna tidsramar. Det är också du som ser till att formalia följs och att rätt personer kallas till de olika förhandlingarna och att nödvändiga bokningar görs.  

En annan del av uppdraget är att upprätthålla, administrera och registrera information i våra verksamhetssystem inom HR. Det är du som vet hur man registrerar olika ärenden på ett korrekt sätt, på vilka grunder man får behörighet och har en god överblick av var olika information hör hemma. Du skapar och underhåller våra mallar och blanketter och du kommer också att fungera som redaktör och skriva på vårt intranät.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår:

Förhandlingsadministration:

• Administrativt arbete av förhandlingar och samverkan.
• Administrativt stöd i utförande av lönekartläggning och löneöversyn.
• Inregistrering och administration av inrapporterad facklig tid samt skyddsombud.

Systemadministration:

• Uppdateringar i våra stödsystem, både i organisationsträd och i listor.
• Hantering och uppdatering av stödsystem inom HR, exempelvis:
  • o Skapa utbildningstillfällen i vårt LMS, Kunskapsnavet
  • o Administration i samband med medarbetarenkäten
  • o Tilldela behörigheter i vårt system för incidentrapportering för bland annat tillbud och arbetsskador, KIA.
  • o Bevakning av företrädesrätter i Winlas,

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant utbildning för arbetsuppgifterna. Du behöver erfarenhet av kvalificerad administration, mycket god svenska i tal och skrift, mycket goda kunskaper i officepaketet samt god vana av administration i stödsystem. Det är meriterande om du dessutom har erfarenhet av personaladministration, arbete med administration av stödsystem inom personalområdet, dokumentation, diarieföring, protokollförande och från politiskt styrd organisation samt stödsystem inom HR.

Denna tjänst innebär mycket kontakter med olika delar av organisationen samt ett stort intresse för att skapa ordning och reda och kvalitetssäkra vår administration. Du behöver vara serviceinriktad och ha god samarbetsförmåga. Likaså att du arbetar strukturerat och är självgående och driver ditt arbete framåt.

Vi erbjuder

För oss är det viktigt att våra medarbetare har ett hållbart arbetsliv och kan kombinera ett professionellt arbete med familj och fritid. Vi arbetar också för att alla medarbetare får utvecklas i sin roll och att kompetenser tas till vara. Vi tillämpar flextid, erbjuder kompetensutveckling, friskvårdsbidrag och semesterväxling.

Övrigt

Vi tillämpar individuell lönesättning.