Förvaltningsledare för dokument- och ärendehanteringssystem - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Sollentuna är en växande kommun med siktet inställt på att bli Sveriges mest attraktiva kommun.

Vårt kommunledningskontor samlar många kompetenser och ska se till att nämnder och styrelser genomför de beslut som kommunfullmäktige fattat liksom att stödja och hjälpa övriga kontor i deras arbete.

Kanslienheten består av tre verksamhetsben: sekretariatet, överförmyndaren och internservice, totalt cirka 30 medarbetare. Arbetet leds övergripande av kanslichefen men varje verksamhetsområde har egen gruppchef. Kansliet söker nu till sekretariatet en förvaltningsledare för kommunens dokument- och ärendehanteringssystem.

Sekretariatets huvuduppgift är att arbeta med effektivitet och kvalitet i kommunens beslutsprocess och vara ett stöd till kommunens beslutsfattare – förtroendevalda i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och ett antal av kommunens nämnder.

I sekretariatet ingår fullmäktige- och nämndsekreterare, registrator, utredare, administrativt stöd till förtroendevalda, valkansli samt förvaltningsledare för kommunens dokument och ärendehanteringssystem. Kommunen använder i nuläget Public 360. Kommunen ska under året gå ut i ny upphandling. En ny förvaltningsledare kommer därmed få vara med på en spännande resa med upphandling av nytt system, ev. transitering av information från ett system till ett annat samt att implementera systemet i den kommunala organisationen innan arbetet går in i en mer förvaltande fas. Sollentuna kommun har en förvaltningsmodell baserad på PM3.

Förvaltningsledaren kommer arbeta nära dokumentcontroller, e-arkivarie, informationssäkerhetssamordnare, förvaltningsledare IT men också ha många kontakter med medarbetare i organisationen samt leverantörer.

Arbetsuppgifter

Upphandla nytt dokument- och ärendehanteringssystem, transitera information från gammalt till nytt system, implementera nytt system i den kommunala organisationen

Som förvaltningsledare är ditt uppdrag att

• Identifiera och koordinera verksamhetens krav, behov och önskemål
• Upprätta årlig budget och följa upp utfall
• Upprätta relevant dokumentation för objektet
• Sammankalla och leda förvaltningsmöten
• Följa upp och hålla i kontakterna med leverantören
• Planera och beställa förändringar, uppgraderingar, utvecklingsinsatser, planera och godkänna acceptanstester m.m.
• Ansvara för information till och utbildning av användare
• Lösa användarproblem

Kvalifikationer

• Relevant högskoleutbildning
• Erfarenhet av att kravställa, upphandla och förvalta verksamhetssystem
• Vana av leverantörsstyrning
• Erfarenhet av att arbeta i en offentlig organisation, gärna i kommunal verksamhet
• Erfarenhet av att arbeta med dokument- och ärendehanteringssystem
• Nödvändig teknisk kompetens för att förstå samband till IT-infrastruktur och systemets beroende till andra system

Personliga egenskaper

Du ska

• tycka om att skapa ordning och strukturer men samtidigt ha ett pragmatiskt förhållningssätt
• ha hög social kompetens och tycka om att samarbeta med andra då du kommer ha många kontakter inom och utom organisationen
• gilla utveckling, förändring och nytänkande både hos dig själv och dina kollegor
• vara analytisk och kompetent i att presentera underlag både skriftligt och muntligt

Övrigt

Tjänsten kan komma att säkerhetsklassas.