Administratör till inköpsenheten - Sollentuna kommun - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du bli en del av Sollentunas inköpsenhet, ett sammansvetsat team med höga ambitioner! Vi söker en noggrann och flexibel upphandlingsadministratör som vill vara med och utveckla inköp- och upphandlingsverksamheten.

Inköpsenheten är en kommungemensam resurs som ansvarar för kommunens inköps- och upphandlingsprocesser samt e-handel. Vi tillhör ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret och består av ett kompetent team med upphandlare, uppföljningsstrateg, administratör, e‑handelscontrollers, avtalscontroller och utredare mot välfärdsbrott som leds av en inköpschef.

Arbetsuppgifter

Sollentuna kommun har höga ambitioner i sina inköps- och upphandlingsprocesser. Vi arbetar med både kommungemensamma ramavtalsupphandlingar, objektsupphandlingar och direktupphandlingar av varierande slag. Vårt mål är att skapa största möjliga nytta för kommunens verksamheter och invånare – med kvalitet, affärsmässighet och hållbarhet i fokus.

Som administratör är du enhetens ansikte utåt och ofta första kontakten för både interna och externa parter. Det är av stor vikt att du är tillmötesgående och har ett serviceinriktat bemötande. Du får en varierad vardag med allt från snabba ärenden till långsiktiga förbättringsprojekt.

I rollen som administratör kommer du initialt arbeta med administration men efter hand även ansvara för vissa direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar på ramavtal.

I ditt dagliga arbete kommer du ansvara för att:

• registrera inköpsenhetens ärenden i diariesystem och kontrollera att allt är rätt diariefört.
• uppdatera Informationshanteringsplanen
• hantera avtal och avtalsförlängningar
• ta emot, registrera och arkivera allmänna handlingar och hantera post samt arkivera inköpsenhetens handlingar.
• bistå vid utlämnade av allmänna handlingar och hantera sekretessprövningar enligt gällande lagstiftning.
• vara behjälplig vid maskning (sekretess) av handlingar.
• bevaka funktionsbrevlådan och lotsa frågor rätt och ge stöd i upphandlingens- och inköpsrelaterade ärenden.
• bidrar till utveckling av arbetssätt, rutiner och processer.
• ge övrig administrativ hjälp till medarbetarna på inköpsenheten samt till viss del stöd till ekonomichef på ekonomiavdelningen.
• göra direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar på ramavtal på lite längre sikt

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning med inriktning mot inköp/upphandling eller annan examen relevant för området. Du har god systemvana och lätt för att lära nya digitala verktyg. Du har god erfarenhet av administrativt arbete och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Har du arbetat inom en inköps- och/eller upphandlingsenhet, har erfarenhet av att arbeta i något diariesystem och/eller upphandlingssystem samt kunskap om offentlig upphandling, ser vi det som meriterande.

Vi lägger stor vikt vid din personliga lämplighet i denna rekrytering och söker dig som är självgående, serviceinriktad och lösningsorienterad. Du trivs i en roll med många kontaktytor, är flexibel, anpassningsbar och har lätt för att samarbeta med andra. Du har lätt för att planera ditt arbete, är strukturerad och analytisk.

Övrigt

I denna rekrytering har vi valt att inte använda personligt brev som urvalsmetod. Istället kommer du få svara på ett par frågor i och med din ansökan.

För anställning krävs godkänd bakgrundskontroll.